Jak działa karta paliwowa i czy warto z niej korzystać?
Karta paliwowa to przede wszystkim możliwość bezgotówkowego płacenia za paliwo do pojazdów w firmie. W rzeczywistości taki produkt oferuje znacznie więcej, ponieważ pozwala m.in. zapłacić w ten sposób za przejazd autostradą. Karta paliwowa to również prostsze rozliczanie wydatków.
Nawigacja:
- Co to jest karta paliwowa?
- Jak działa karta paliwowa?
- Zalety i wady kart paliwowych
- Karta paliwowa a podatek VAT
- Karty paliwowe – czy warto?
Co to jest karta paliwowa?
Karta paliwowa wygląda niemal identycznie jak karta płatnicza (debetowa, bankomatowa, kredytowa). Jest rodzajem identyfikatora pojazdu w systemie komputerowym operatora krajowego. Zwykle widnieje na nim nr rejestracyjny np. samochodu osobowego, do którego została przypisana (choć istnieją wersje imienne, na konkretnego kierowcę lub na okaziciela). Służy do wygodnych płatności za paliwo oraz inne produkty i usługi związane z eksploatacją danego środka transportu, takie jak np. myjnia, płyn do spryskiwaczy itd. W zależności od wydawcy, kartą paliwową można także płacić za przejazd autostradą, a nawet przeprawę promem. To także okazja do skorzystania z rabatów za paliwo kupowane hurtowo.
Początek stosowania tej formy płatności za paliwo datuje się na lata 90. XX wieku. Obecnie takie środki płatnicze są dosyć powszechne i stosowane głównie przez właścicieli flot transportowych, ale też firmy, które korzystają ze służbowych wozów, np. samochodu osobowego w leasingu. Firmy leasingowe bardzo często proponują swoim klientom takie rozwiązanie, a ci chętnie je wybierają. Oczywiście karty paliwowej można używać także, jeśli nie korzystamy z tej formy finansowania, ale prowadzimy działalność gospodarczą. Jest to również możliwe w przypadku osób prywatnych, choć te produkty mają raczej charakter karty lojalnościowej lub przedpłaconej.
Karty paliwowe pochodzą od koncernów paliwowych, ale też dużych, niezależnych sieci. Często można ich używać nie tylko w Polsce, ale również w większości krajów UE (zasięg zależy od dostawcy).
Jak działa karta paliwowa?
Zasada działania takich produktów jest prosta. Jedyne, co trzeba zrobić, to zatankować i przy kasie stacji benzynowej podać numer PIN, a następnie odebrać potwierdzenie. Niekiedy będzie konieczna dodatkowa weryfikacja np. poprzez okazanie dowodu osobistego. Co ważne, w przypadku karty paliwowej nie trzeba prosić o wystawienie faktury. Każda płatność jest zapisywana w systemie elektronicznym. Dokumenty są wystawiane w formie zbiorczej na koniec miesiąca. To duże udogodnienie, które przede wszystkim pozwala zaoszczędzić czas i łatwiej monitorować wydatki w firmie.
Co więcej, właściciel samochodów może w ten sposób także kontrolować działania pracowników. Istnieje możliwość ustawienia w systemie limitów dla pojedynczej transakcji lub ograniczeń związanych z danymi produktami (np. płatność będzie możliwa tylko za określony rodzaj paliwa lub płyn do spryskiwaczy). To nie wszystko, ponieważ niektóre karty paliwowe pozwalają na ustalenie określonych godzin pracy, poza którymi płatność nie będzie możliwa, czy jej zdalne aktywowanie i dezaktywowanie. Funkcje te powstały przede wszystkim z myślą o wyeliminowaniu ryzyka nadużyć.
Skąd biorą się środki, którymi można zapłacić za paliwo oraz inne produkty i usługi? Dostępne są dwie możliwości. W tej pierwszej przedsiębiorca musi najpierw doładować kartę określoną kwotą na stacji lub przelewem, aby móc z niej korzystać. Druga polega na ustaleniu przez wydawcę określonego limitu miesięcznego i rozliczania poniesionych wydatków na koniec cyklu rozliczeniowego (zasada działania podobna do karty kredytowej lub systemu odroczonej płatności).
Sprawdź też: Co to jest leasing zwrotny i czy warto skorzystać z takiego finansowania?
Zalety i wady kart paliwowych
Karta paliwowa to szereg korzyści, gdzie najważniejszymi są wygoda i szybkość dokonywanych transakcji. Nie bez znaczenia pozostaje także łatwiejsze monitorowanie wydatków czy zużycia paliwa i automatyczne generowanie faktur, które następnie przybierają formę faktury zbiorczej.
Przedsiębiorców zachęcają dodatkowo rabaty na paliwo, często uzupełniane o dodatkowe benefity w formie programów lojalnościowych i systemu payback. Plusem jest także ich szeroki zasięg działania oraz możliwość nakładania ograniczeń związanych m.in. z maksymalną kwotą transakcji, co pozwala na uniknięcie nadużyć. Karta paliwowa to jeden z popularniejszych produktów dla firm obok faktoringu.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że karta paliwowa ma też swoje wady. Wydawcy mogą ustanowić limity dotyczące liczby pojazdów i wymagać zatankowania określonej ilości paliwa w danym miesiącu.
Karta paliwowa a podatek VAT
Wraz z początkiem 2021 roku usunięto ważny zapis z ustawy o VAT (art. 7 ust. 8), który był podstawą do traktowania jako dostawy towarów transakcji z wykorzystaniem kart paliwowych. 16 lutego tego samego roku Ministerstwo Finansów opublikowało interpretację ogólną dotyczącą kwalifikowania dla celów VAT transakcji z wykorzystaniem tego środka płatniczego. Co ciekawe, MF nie wyznaczyło warunków, które trzeba spełnić, aby móc odliczyć podatek. W zamian określiło czynniki, które uniemożliwiają potrącenie podatku, ponieważ transakcja będzie traktowana wtedy jako usługa finansowa:
-
Nabycie paliwa przez posiadacza karty następuje bezpośrednio od dostawców.
-
Tylko odbiorca decyduje o momencie zakupu, miejscu nabycia paliwa, sposobie wykorzystania oraz jego ilości i jakości.
-
Posiadacz karty ponosi całość kosztów związanym z nabyciem paliwa (z wyłączeniem podmiotu pośredniczącego).
-
Podmiot pośredniczący ogranicza się tylko do udostępnienia karty przedsiębiorcy, która umożliwia nabycie paliwa.
Należy wyraźnie zaznaczyć, że brak możliwości odliczenia 23% VAT znajdzie swoje zastosowanie jedynie wtedy, gdy zostaną spełnione wszystkie cztery przesłanki.
Karty paliwowe – czy warto?
Karta paliwowa to duże udogodnienie w szczególności dla tych przedsiębiorców, którzy zarządzają dużą flotą samochodową np. w firmie transportowej. W rzeczywistości jednak na jej posiadaniu skorzysta każdy przedsiębiorca, który używa pojazdu służbowego.
Ich wydawcy oferują produkty nie tylko przeznaczone dla samochodów z silnikami spalinowymi, ale także specjalne wersje dla aut elektrycznych. Karty paliwowe to także korzystny dodatek do leasingu, oferowany przez wielu leasingodawców.
Zdecydowanie warto korzystać z kart paliwowych w firmie, m.in. ze względu na łatwe fakturowanie w formie faktury zbiorczej, zniżki na paliwo czy monitorowanie wydatków i kontrolowanie działań pracowników. Plusem jest także możliwość zapłacenia nią za np. płyny eksploatacyjne czy nawet myjnię.
Tagi: karta paliwowa
Data publikacji: 23/08/2021
Czy pytanie okazało się pomocne?
Ile kosztuje u nas leasing lub kredyt?
Szybko policz ratę leasingu lub
kredytu dla siebie?
Szukasz samochodu?
Pomożemy znaleźć najlepsze
auto dla ciebie!
Zamów kontakt
Sprawdź jak szybko oddzwonimy.
Referencje
Nowości
Firmy leasingowe prestrzegają przed oszustami
Wyniki branży leasingowej w 2021 roku
Rejestracje samochodów osobowych w Europie w 2021
Dodaj komentarz
Komentarze
Ta strona nie została jeszcze skomentowana