Czym jest koszt uzyskania przychodu? Najważniejsze informacje
Koszt uzyskania przychodu pozwala na odniesienie korzyści podatkowych. Choć mogą nim być różne wydatki, trzeba spełnić warunki określone przez ustawodawcę. Koszty uzyskania przychodu należy także odpowiednio dokumentować. Co może być zaliczone do kosztów? Oto kilka ważnych informacji o kosztach uzyskania przychodu.
Spis treści:
1. Koszt uzyskania przychodu – co to takiego?
2. Co może być kosztami uzyskania przychodu?
3. Jakich wydatków nie można wrzucić w koszty?
4. Obliczanie kosztów uzyskania przychodu
5. Jak odliczyć koszty uzyskania przychodu?
6. Koszty uzyskania przychodu – dokumentowanie wydatków
Koszt uzyskania przychodu – definicja
Koszty uzyskania przychodu umożliwiają zmniejszenie podstawy opodatkowania tym przedsiębiorcom, którzy rozliczają się ze skarbówką z podatku dochodowego w oparciu o podatek liniowy lub zasady ogólne.
Koszty uzyskania przychodu jest wydatkiem, który został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymania źródła przychodów firmy. Dzięki nim możliwe staje się obliczenie dochodu, co z kolei pozwala na poznanie wartości podatku dochodowego w danym okresie rozliczeniowym.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Przedsiębiorcy mają dużo możliwości, jeżeli chodzi o wrzucanie w koszty uzyskania wydatków poniesionych na potrzeby firmy. Ustawodawca dokładnie określa, co może być kosztem. Trzeba także spełnić określone warunki. Koszt uzyskania musi:
-
zostać poniesiony,
-
być związany z prowadzoną działalnością,
-
być udokumentowany,
-
mieć charakter definitywny.
Oczywiście dany wydatek nie może należeć do tzw. katalogu negatywnego (art. 23 ustawy), a jego celem musi być osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu.
Lista wydatków, które można traktować jako koszt, zależy także od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Podstawowymi kosztami uzyskania w wielu firmach jest przede wszystkim zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych lub np. domena internetowa, sprzęt komputerowy, a nawet amortyzacja środków trwałych (odpisy). Warto też wiedzieć, że można do nich też zaliczyć inne niż wskazane przez ustawodawcę wydatki, pod warunkiem spełnienia warunków wynikających z przepisów prawa.
Czego nie można wrzucić w koszty?
Przedsiębiorcy ponoszą różne wydatki, jednak nie każdy można zaliczyć do kosztów uzyskania. Nie będą nim przede wszystkim wydatki poniesione w innym celu, niż uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Do tej kategori zalicza się także koszty o charakterze pozornym.
Kosztem uzyskania przychodu nie są również wydatki w okresie przejściowym lub trwałym związanym z niespełnionymi warunkami wynikającymi z ustawy, a także te zwolnione z podatku. Dodatkowo do „czarnej listy” można zaliczyć m.in.:
-
wpłacone zaliczki na poczet dostawy lub usługi, która nie została wykonana,
-
koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań (przedsiębiorca jako dłużnik),
-
kary pieniężne, grzywny,
-
kary w formie odszkodowania (np. z tytułu dostarczonych towarów lub usług),
-
podatek (m.in. dochodowy, akcyzowy od ubytków wyrobów akcyzowych).
Istnieją oczywiście wyjątki (domyślnie nie są kosztem, chyba że spełnione zostaną określone warunki), jak ma to miejsce np. w przypadku podatku VAT, wpłat na fundusze czy odpisów aktualizujących należności.
Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu w firmie?
Obliczenie kosztów uzyskania przychodu jest możliwe w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Tylko wtedy przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia uzyskanego przychodu o koszty. Najczęściej przedsiębiorcy wskazują wydatki na leasing samochodu, czynsz za wynajęte biuro i media, wyposażenie firmy, zakup niezbędnego do prowadzenia działalności sprzętu, a nawet opłaty za korzystanie z usług biur rachunkowych.
Koszty uzyskania przychodu oblicza się poprzez zsumowanie wszystkich kwalifikujących się do tego wydatków, które zostały poniesione w danym okresie opodatkowania (miesiąc, kwartał, półrocze lub rok).
Odliczanie kosztów uzyskania przychodu
Do odliczenia kosztów uzyskania przychodu z działalności gospodarczej trzeba przede wszystkim posiadać faktury potwierdzające wydatki na dany produkt lub usługę. Należy pamiętać, aby koszty były wydane zgodnie z obowiązującymi przepisami, a sam zakup musi kwalifikować się do odliczenia.
Po zebraniu wszystkich faktur należy zestawić ze sobą przychody i rozchody z KPiR, uwzględnić kwotę wolną od podatku (jeżeli to możliwe), a także zobowiązania wobec ZUS. Następnie wystarczy na podstawie tych danych obliczyć dochód w danym roku podatkowym i go opodatkować. Wysokość podatku zależy od wybranej przez przedsiębiorcę metody opodatkowania (na zasadach ogólnych lub podatek liniowy).
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
Jednym z warunków możliwości potraktowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest jego odpowiednie udokumentowanie. Potwierdzeniem może być faktura, umowy cywilnoprawne, a także inne dowody księgowe. Niekiedy dochodzi do sytuacji, kiedy faktyczne udowodnienie, że dany wydatek był kosztem uzyskania, jest utrudnione. Dlatego na wszelki wypadek warto w miarę możliwości dysponować inną formą potwierdzenia związku wydatku z przychodem, np. opłaty pocztowe i bankowe, dzienne zestawienia dochodów.
Co ciekawe, dowodem na poniesienie wydatku w ramach kosztu uzyskania przychodu może być też paragon wystawiony za zakup m.in. środków czystości i materiałów biurowych. W taki sposób da się także zaliczyć do kosztów paragon za paliwo zakupione za granicą, choć to nieco bardziej skomplikowany proces. Dokument musi mieć pieczątkę sprzedawcy, na odwrocie powinny się znaleźć dane firmy podatnika, a wskazaną kwotę należy przeliczyć na polską walutę.
Koszty uzyskania przychodów można księgować własnoręcznie. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o oznaczeniu dokumentów w taki sposób, aby można było łatwo powiązać dowód z zapisem w KPiR. Co ciekawe, niekiedy możliwe jest samodzielne stworzenie dokumentu potwierdzenia danego kosztu – konieczne są wtedy dowody wewnętrzne zawierające:
-
datę poniesionego wydatku,
-
podpis osoby, która poniosła koszt,
-
liczbę,
-
cenę,
-
wartość operacji gospodarczej lub towaru.
Data publikacji: 08/07/2021
Ile kosztuje u nas leasing lub kredyt?
Szybko policz ratę leasingu lub
kredytu dla siebie?
Szukasz samochodu?
Pomożemy znaleźć najlepsze
auto dla ciebie!
Zamów kontakt
Sprawdź jak szybko oddzwonimy.
Referencje
Nowości
Firmy leasingowe prestrzegają przed oszustami
Wyniki branży leasingowej w 2021 roku
Rejestracje samochodów osobowych w Europie w 2021
