Jak rozliczać podróż służbową samochodem zastępczym?
Pytanie dotyczy kosztów używania pojazdu w trakcie podróży służbowej. Zgodnie z poleceniem służbowym pracownik odbył podróż służbową samochodem zastępczym, udostępnionym przez serwis. Samochód, którym porusza się zwykle, użytkowany przez spółkę w ramach leasingu, znajduje się w naprawie. Pracownik przedłożył faktury na zakup paliwa sporządzone na spółkę oraz paragony za przejazd autostradą i parking.
PYTANIE
Jak należy udokumentować i rozliczyć wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego w podróżny służbowej?
Czy w ramach rachunku kosztów podróży pracownik powinien złożyć posiadane faktury i paragony a spółka powinna zwrócić pracownikowi kwotę wynikającą z tych dokumentów i ująć je w księgach?
Czy może w ramach rachunku kosztów podróży należy wyliczyć ryczałt kilometrowy zgodnie z przejechaną ilością kilometrów, pomijając przedłożone faktury i paragony i wypłacić pracownikowi wyłącznie pełną kwotę ryczałtu, jako zwrot wydatków związanych z używaniem samochodu w podróży służbowej i tylko ryczałt kilometrowy ująć w księgach spółki?
ODPOWIEDŹ
Pracodawca może zwrócić pracownikowi faktyczne koszty używania pojazdu zastępczego, czyli wypłacić równowartość kosztów tankowania, opłat za autostradę i parkowania.
Z obowiązujących przepisów wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową należą się diety i zwroty kosztów podróży.
Ustawodawca zapisał, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl przepisów środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.
Mimo powyższego, w przedstawionej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty. Będą to bowiem inne udokumentowane wydatki poniesione odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy bowiem uznać, że pracownik odbywa podróż pojazdem służbowym - fakt że pracodawca nie jest jego właścicielem nie ma znaczenia. Mimo to bowiem jest to samochód zapewniony przez pracodawcę a więc pojazd służbowy. Tym samym pracodawca powinien się księgować i rozliczać z pracownikiem faktycznie poniesione wydatki.
Tagi: samochód zastępczy, podróż służbowa
Data publikacji: 14/04/2017
Czy pytanie okazało się pomocne?
2083
399
Udostępnij:
Ile kosztuje u nas leasing lub kredyt?
Szybko policz ratę leasingu lub
kredytu dla siebie?
Oblicz ratę leasingu
Znajdź nas w całej Polsce
Certyfikat chwilowo niedostępny
Realizując obowiązek administratora określony w treści art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane RODO) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), informuję iż:
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest GO LEASING Sp. z o.o., ul. Towarowa 9F lok.49, 10-416 Olsztyn, rerezentowaną przez Prezesa Zarządu.
2. Pani/Pana dane osobowe (imię, nazwisko, telefon, adres email) przetwarzane są w celu nawiązania kontaktu.
3. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (imię, nazwisko, telefon, adres email) jest udzielona Administratorowi zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Możliwymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są: firmy leasingowe i kontrahenci współpracujący z GO leasing jak również podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych w drodze umów powierzenia.
5. Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego, ani też nie służą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
6. Ma Pani/Pan prawo do:
• żądania od administratora dostępu do danych osobowych,
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7. Podanie Pani/Pana danych osobowych (imię, nazwisko, telefon, adres email) jest dobrowolne, ale niezbędne w celu umożliwienia kontaktu drogą telefoniczną lub/i elektroniczną.
Realizując obowiązek Administratora określony w treści art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1, ze zm.), informuję iż:
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest GO-leasing Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie. Administrator reprezentowany jest przez Prezesa Zarządu Spółki.
2. Dane kontaktowe Administratora: GO-leasing Sp. z o.o. ul. Towarowa 9F lok. 49, 10-416 Olsztyn, tel. +48 668 453 452, email: rodo@go-leasing.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe zawarte w przesłanym cv i dokumentach dołączonych przetwarzane są w celu prowadzenia procesu aplikacyjnego do sieci partnerskiej GO-leasing.
4. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zawartych w przesłanym cv i dokumentach dołączonych jest udzielona Administratorowi zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych, o którym należy poinformować GO-leasing Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie lub do momentu zakończenia procesu aplikacyjnego.
6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być partnerzy GO-leasing Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
7. Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego.
8. Pani/Pana dane osobowe nie są i nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
9. Ma Pan/Pani prawo do:
- żądania od administratora dostępu do danych osobowych i ich sprostowania,
- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, o ile spełnione zostaną przesłanki określone w przepisach prawa,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, o ile spełnione zostaną przesłanki określone w przepisach prawa,
- przenoszenia danych, o ile spełnione zostaną przesłanki określone w przepisach prawa,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. 22 531 03 00.
10. Podanie Pani/Pana danych osobowych zawartych w przesłanym cv i dokumentach dołączonych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu wzięcia udziału w procesie aplikacyjnym do sieci partnerskiej GO-leasing.
Dodaj komentarz
Komentarze
Ta strona nie została jeszcze skomentowana